Od 1 stycznia 2026 r. urzędy będą doręczać korespondencję elektroniczną wyłącznie przez system e-Doręczeń na adres do doręczeń elektronicznych. Od tego dnia system e-Doręczeń zastąpił dotychczasowe przesyłki przez ePUAP. Adres do doręczeń elektronicznych można założyć na stronie gov.pl/e-doreczenia.

I. Metody wnoszenia pism w postaci elektronicznej do Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie.

1. Adres do doręczeń elektronicznych.

W celu złożenia do Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie pisma w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem skrzynki do doręczeń elektronicznych (e-Doręczeń) konieczne jest posiadanie aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (tzw. ADE).

Adres do doręczeń elektronicznych Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie: AE:PL-27628-33321-TUSBT-22

Na stronie internetowej https://www.gov.pl/ dostępne są opisy szeregu usług publicznych, a w wielu przypadkach również można załatwić sprawę składając formularz przez internet.

2. Elektroniczna Skrzynka Podawcza na platformie ePUAP

Usługa uruchomiona na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie na platformie ePUAP

W celu złożenia do Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie pisma w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta użytkownika na platformie ePUAP.

Adres elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie na platformie ePUAP: /0j227jxuie/ESP

Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej nie może przekroczyć 500 MB (megabajtów).

3. Elektroniczna Skrzynka Podawcza Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie na platformie PeUP.

W celu złożenia wniosku do Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie za pośrednictwem platformy PeUP konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta użytkownika na platformie PeUP.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie na platformie PeUP

4. Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych.

Rodzaje nośników danych, na których może zostać doręczony dokument elektroniczny:

• a) pamięć masowa USB,
• b) płyta CD lub CD-RW,
• c) płyta DVD lub DVD-RW.

Dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany wraz z tym nośnikiem.

Nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i pozostaną nierozpatrzone.

Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych może być potwierdzone:

1. poświadczeniem przedłożenia;
2. dokumentem w postaci papierowej.

Poświadczenie przedłożenia jest przesyłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez doręczającego lub, jeżeli adresat ma takie możliwości techniczne, zapisywane na dodatkowym informatycznym nośniku danych dostarczonym przez doręczającego wraz z nośnikiem, na którym znajduje się doręczany dokument.

Akceptowalne rodzaje informatycznych nośników danych, na których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru:

• a) pamięć masowa USB,
• b) płyta CD-RW,
• c) płyta DVD-RW.

II. Inne wymagania dotyczące doręczania dokumentów elektronicznych:

1. dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym,
2. zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773) akceptowane formaty załączników to:

   .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .PPt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg (jpeg), .tif (tiff), .geotiff, .png, .svg, .xml, .zip, .7Z

   Archiwa (.zip, .7Z) mogą zawierać wyłącznie akceptowalne formaty załączników.

III. Pisma wnoszone w postaci elektronicznej, w trybie art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego, wysyłane na adres poczty elektronicznej (e-mail).

Zgodnie z art. 63 § 1 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego: „Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania”.

Należy wiedzieć, że adres do doręczeń elektronicznych, zgodnie z definicją wskazaną w ustawie o doręczeniach elektronicznych (art. 2 pkt 1), to adres elektroniczny umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata przesyłanych danych.

Powyższa definicja adresu do doręczeń elektronicznych nie obejmuje adresu e-mail, gdyż korespondencja wysyłana poprzez adres e-mail nie umożliwia jednoznacznej identyfikacji nadawcy korespondencji wysłanej w tej formie. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej (e-mail) organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.

IV. Pisma wnoszone w postaci elektronicznej, w trybie art. 168 § 1 zdanie drugie ustawy - Ordynacja podatkowa.

Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu podatkowego. Zgodnie z art. 169 § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa, w przypadku wniesienia podania w formie innej niż wskazana w art. 168 § 1 pozostawia się je bez rozpatrzenia, bez obowiązku zawiadamiania o tym wnoszącego.

V. W obecnym stanie prawnym, w dowolnej formie, w tym za pomocą poczty elektronicznej (e-mail), mogą być składane jedynie:

1. skargi i wnioski w rozumieniu działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i składania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. nr 5, poz. 46),
2. wnioski w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Powyższe może przesłać na adres e-mail Urzędu Gminy i Miasta w Sianowie: urzad@sianow.pl.

Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, możliwym do przesłania za pomocą poczty elektronicznej wynosi 10 MB (megabajtów).

Zgodnie z § 9 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego lub w art. 168 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.